Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen

Maximale efficiëntie en transparantie
Wie?
Gemeente Hemiksem
Wat?

Hemiksem is een gemeente in de provincie Antwerpen. Het dorp maakt deel uit van de Rupelstreek en ligt aan de rechteroever van de Schelde. Hemiksem telt bijna 11.000 inwoners. Zo’n 120 mensen werken voor de gemeente zelf, en nog eens 80 mensen zijn werkzaam bij het OCMW.

Luc Schroyens

De troeven van Protime 360° volgens gemeente Hemiksem

Efficiëntie

Dankzij Protime 360° verlopen de communicatie, interactie en uitwisseling van informatie nu veel vlotter en efficiënter.

Gebruiksvriendelijkheid

De gebruiksvriendelijke interface zorgt ervoor dat iedereen makkelijk projecten kan aanmaken en commentaren kan geven.

Minder e-mail

Het e-mailverkeer is sterk gereduceerd. Toch communiceren onze medewerkers op een transparante manier. Zowel met internen als met externen.

Rechten

Je kan elke deelnemer aan een project specifieke rechten toekennen die overeenkomen met zijn bevoegdheden.

Historiek

De historiek van alle communicatie en projecten wordt automatisch bewaard. Dat leidt tot minder discussies en misverstanden.

Webapplicatie

Als webtoepassing is Protime 360° altijd en overal toegankelijk. Dus ook thuis via je laptop en onderweg via je smartphone.

De leidraad organisatiebeheersing

De leidraad is een instrument dat interne controle op organisatieniveau of organisatiebeheersing concreet maakt. Het is een uitgebreide gids met doelstellingen rond organisatiebeheersing, risico’s en beheersmaatregelen die ondersteuning kan bieden om een systeem van interne controle/organisatiebeheersing uit te bouwen.  Het gemeentebestuur van Hemiksem wilde die activiteiten efficiënter laten verlopen.

We hebben verschillende tools getest, en Protime 360° voldeed meteen grotendeels aan onze eisen.
Luc Schroyens, gemeentesecretaris

Afstemming van behoeftes

De vorige oplossingen hadden te veel maatwerk nodig. Hierdoor werd o.a. versiebeheer en upgraden problematisch. De interne communicatie verliep niet vlot en te vaak via mailverkeer.

Voor de omzetting van deze leidraad naar de praktijk doet de gemeente Hemiksem een beroep op Protime. ‘We hebben verschillende tools getest, en Protime 360° voldeed meteen grotendeels aan onze eisen’, zegt gemeentesecretaris Luc Schroyens. ‘Na een meeting met Protime ontwikkelden ze snel enkele nieuwigheden waardoor deze applicatie vandaag helemaal is afgestemd op de behoeften van onze medewerkers.

Rina Lauman Luc Schroyens Gemeente Hemiksem

Interne communicatie

‘Organisatiebeheer heeft vooral betrekking op interne communicatie, en die is er met Protime 360° gevoelig op vooruitgegaan. Het e-mailverkeer is sterk gereduceerd, en de gebruiksvriendelijke interface laat iedereen makkelijk berichten opstellen en commentaren geven. Bovendien wordt de historiek automatisch bewaard: dat leidt tot minder discussies en misverstanden. En wie na een week vakantie terugkeert, is meteen weer up-to-date.’

Projecten opvolgen en werknemers coachen

‘Protime 360° laat onze medewerkers op een transparante manier communiceren’, bevestigt Rina Lauman, verantwoordelijke voor organisatiebeheer en interne controle. ‘Ze kunnen ook projecten aanmaken die betrekking hebben op concrete doelstellingen, en kunnen daarvoor andere personen - zelfs externen - uitnodigen. Iedere deelnemer kan op elk moment opmerkingen geven en blijft steeds op de hoogte.’

Hemiksem gebruikt Protime 360° ook voor de driemaandelijkse evaluatie van haar medewerkers. Elke commentaar - zowel positief als negatief - wordt bijgehouden en is zichtbaar voor alle betrokkenen. Bij een incident tussen een ploegbaas en een arbeider zijn dus ook meteen de controleur der werken, het hoofd van de technische dienst en de gemeentesecretaris op de hoogte

In organisaties wordt zestig procent van de werktijd besteed aan communicatie en interactie met anderen. Dankzij Protime 360° gebeurt het communiceren en samenwerken tussen de medewerkers er nu veel vlotter.
Luc Schroyens, gemeentesecretaris

Opmaak budgetten

‘De scheiding tussen administratie en politiek is een uitdaging voor elk gemeentebestuur. Als gemeentesecretaris moet ik erover waken dat de politici hun beleid kunnen voeren, zonder zich evenwel in te mengen met de administratieve kant. Via Protime 360° kan ik hen uitnodigen voor bepaalde projecten. Zij kunnen dan commentaren geven, maar zelf taken opleggen mogen ze bijvoorbeeld niet.’

Ook voor de opmaak van haar budgetten doet de gemeente Hemiksem een beroep op Protime 360°. Terwijl dat in het verleden niet altijd even soepel verliep, zorgt de nieuwe aanpak nu voor een beter overzicht. Gemeentesecretaris Luc Schroyens: ‘We werken met een vast stramien en met herkenbare sjablonen. We kunnen elke betrokkene ook specifieke rechten geven die overeenkomen met zijn bevoegdheden.’

Door de implementatie van Protime 360° kunnen onze medewerkers veel efficiënter communiceren.
Rina Lauman, verantwoordelijke organisatiebeheersing

Inkanteling OCMW

Momenteel maken 120 werknemers op het gemeentehuis van Hemiksem gebruik van Protime 360°. Maar het platform zorgt ook voor de communicatie met en tussen de tachtig OCMW-medewerkers. Op termijn wordt de integratie van Protime 360° binnen het OCMW nog verder uitgewerkt, onder andere voor de opmaak van de afzonderlijke jaarbudgetten.

Logboeken 

Binnen Protime 360° worden ook logboeken aangemaakt voor voertuigen en materialen. ‘De contracten met onze leveranciers en klanten kunnen we eveneens nauwgezet opvolgen’, zegt Rina Lauman. ‘Denk aan vervaldatums, verlengingen en opzeggingstermijnen. Protime 360° laat ook toe om onze voorraad- en kassituatie op elk moment te checken. We kunnen zelfs aantonen dat er regelmatige controles gebeuren, conform de opgestelde leidraad.’