Dockx Group

De weg naar transparantie en structuur
Wie?
Dockx Group
Wat?

Dockx Group bestaat uit drie hoofdtakken. Dockx Rental regelt de verhuur van (vracht)auto’s, motoren en exclusieve voertuigen. Dockx Logistics zorgt voor transport via de zee, het spoor, de lucht en het wegennet alsook warehousing en distributie. Dockx Movers faciliteert verhuizingen, meubel- en archiefopslag voor bedrijven, particulieren en industrie. De hoofdvestiging van het familiebedrijf bevindt zich in Antwerpen. Verspreid over België liggen zestien serviceshops, al dan niet met een eigen warehouse. Het bedrijf telt 200 medewerkers, 1200 voertuigen en een totaal bedrijfsoppervlakte van 40.000 m². Dockx Group realiseert een omzet van € 50.000.000.

Sarah Dockx

Sarah Dockx’ tips voor implementatie

Duid enkele ambassadeurs aan

“Je hebt mensen nodig die de gebruikers begeleiden. Op dit moment woon ik enkele vergaderingen bij en geef ik tips over het gebruik.”

Zet instructies online

“Geïnspireerd door Protime hebben we de website ‘Dockx Academy’ gelanceerd. Hier kunnen medewerkers terecht voor uitleg en instructiefilmpjes.”

Betrek medewerkers

“We hebben de feedback van collega’s verwerkt door bepaalde stappen in de projectdocumentatie te schrappen. Zo ademt de toepassing mee met haar gebruikers.”

We kunnen de zaken nu centraal oppakken. Dat scheelt tijd, budget en frustratie
Sarah Dockx - Directie
bestelwagen Dockx Rental

Nadenken over de organisatiestructuur

 

Broer en zus Joeri en Sarah Dockx zijn beiden bestuursleden bij Dockx Group. Samen voeren ze een grootscheepse centralisatie door. Sarah Dockx: “Ons bedrijf kent meerdere specialismen, afdelingen en vestigingen. Een goed ding. Maar om mee te gaan met de tijd, blijven we onze werkwijze spiegelen. Een tijd geleden hebben we besloten om algemene diensten zoals – IT, verzekeringen, sales, HR, …’ te centraliseren zodat we behoedzaam om kunnen gaan met mensen en middelen.

 

Kort gezegd: er is ruimte voor synergie. Momenteel zijn ook alle service shops mee betrokken in Protime 360° en dit loopt zeer vlot. Ik denk dat dit vooral ligt aan dat ik stilaan een manier heb gevonden om dit op een zo eenvoudig mogelijke manier uit te leggen aan nieuwe gebruikers. In het begin was het nog wat zoeken vermits het voor mezelf ook nog vrij nieuw was. Meer en meer integreren we alles en het begint geleidelijk aan een automatisme te worden om zo veel mogelijk in Protime 360° te zetten.”

Knelpunten

 

Joeri Dockx vertelt: “We misten het totaaloverzicht op de projecten van onze collega’s. Het kwam voor dat zaken dubbel of zelfs driedubbel werden uitgevoerd. Dat moest beter.” Een van de knelpunten waar het bedrijf mee worstelde, was een onbegrensde vergadercultuur. “Onze vergaderingen duurden te lang, we kwamen niet aan alle agendapunten toe en onze notulen misten structuur.”

 

Terwijl het bestuur de mogelijkheid van een overkoepelend intranet bespreekt, herinnert Sales Director Mario De Bruyn zich een recente lezing over Protime 360°. Het management komt al snel tot de conclusie dat Protime 360° de perfecte ‘kapstok’ is om de vergaderingen aan op te hangen. In september 2013 start een testpanel met de applicatie, om haar daarna verder uit te rollen over het bedrijf.

We kunnen de zaken nu centraal oppakken. Dat scheelt tijd, budget en frustratie.
Sarah Dockx - Directie

Optimale organisatiestructuur

 

De vernieuwde werkwijze tijdens de vergaderingen slaat meteen aan. Joeri Dockx: “We bespreken nu alleen de punten die we vooraf in het systeem hebben gezet. En nog belangrijker: het lukt om alle agendapunten te bespreken. Daarbij zijn de ‘notulen’ altijd up to date.” Zijn zus houdt een mini-enquête onder de gebruikers van Protime 360°. Hoe ervaren ze de oplossing? “Wat het meest opvalt, is dat niets meer van tafel valt. We blijven allemaal bij de les.”

 

Protime 360° stimuleert Dockx Group zelfs om na te denken over haar organisatiestructuur.  “We krijgen meer behoefte aan transparantie. Zo hebben we ons rekruteringssysteem onder de loep genomen en aangepast. Inmiddels kan iedereen alle vacatures bekijken in Protime 360°.”

Sarah en Joeri Dockx
Sarah en Joeri Dockx

Structuur en transparantie

 

Met Protime 360° bewandelt Dockx Group het pad naar structuur en transparantie. Het gaat stap voor stap. “Na de vergaderingsmodule hebben we projecten als maintenance, bedrijfskledij, drukwerk, preventie en verzekeringen in Protime 360° opgenomen. Dat is een wereld van verschil! Waar we voorheen te maken hadden met verschillende aanspreekpunten en leveranciers, kunnen we de zaken nu centraal oppakken. Dat scheelt tijd, budget en frustratie”, vertelt Sarah Dockx.

Binnenkort betrekt het team ook de zestien serviceshops bij Protime 360°. De communicatie over lopende zaken, doelstellingen en bestellingen loopt vanaf dan via de applicatie. “Dat wordt onze eerste stap buiten deze site.” Via die stap ‘wandelt’ Dockx verder. “In de toekomst willen we Protime 360° koppelen aan een eigen intranet. Ook het nieuwe werken is een thema voor de toekomst. Maar first things first.”

Dockx’ ervaring met Protime 360°

Kostenbesparing

“Doordat we informatie snel kunnen terugvinden, besparen we tijd. Het centrale systeem maakt ook dat we onze bestellingen kunnen centraliseren.”

Tijdwinst

“Het interne mailverkeer rees de pan uit. Nu is de noodzaak tot interne mail vervallen. Voor dringende zaken pak je de telefoon, de rest kan via Protime 360°.”

Helicopterview

“De informatie van alle afdelingen op één plek.”

Transparantie

“Je kunt te allen tijden zelfstandig informatie opzoeken. Dat ik mijn overige takenlijsten kan schrappen, geeft rust.”

Een betere samenwerking

“Inzicht van de persoonlijke bijdrage aan het project.”